Xerox Phaser 3200MFP User Manual

							
Phaser 3200MFPUser Guide
604E39320
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Table of Contents
Xerox Phaser 3200MFP Table of Contents-1
1 Welcome
 About This Guide  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-2
 Getting to know your machine  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-3Component location   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-3
 Control Panel Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-5
 Special Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-7
 Customer Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-9
 Safety Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-1 0
WARNING - Electrical Safety Information  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-11
Laser Safety Information  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-12
Operational Safety Information  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-12
Maintenance Information  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-13
Ozone Safety Information  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-13
For Consumables   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-14
Radio Frequency Emissions  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-14
Product Safety Certification  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-14
 Regulatory Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-15
CE Mark   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-15
For Fax Function  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-15
Environmental Compliance  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-19
Illegal Copies  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-20
Product Recycling and Disposal  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-23
2 Getting Started
 Unpacking the machine  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-2Selecting a Location   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-3
Clearance Space  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-3
 Installing the Print Cartridge  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-4
 Loading Paper. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2- 6
 Making Connections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-8
 Switching On the Machine  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-11
 Installing Printer Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-12 System Requirements  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-13
Printer Driver Features   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-14
Changing the Display Language and Country   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-15
Setting the Machine ID   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-15
Entering Characters Using the Number Keypad  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-16
Setting the Date and Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-17
Changing the Clock Mode  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-18
Changing the Dial Mode  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-19
Setting the Paper Size and Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-19
Setting Sounds   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-20
Using the Save Modes   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-21
 Using ControlCentre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-22 The Scan Settings Tab   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-23
The Phonebook Tab   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-24
The Printer Tab  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-25
The Firmware Update Tab  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-25
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1 Table of Contents
Table of Contents-2 Xerox Phaser 3200MFP
3 Network Setup
 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-2
Via the control panel  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-2
 Supported operating systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-2
 Configuring TCP/IP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-3
Dynamic addressing (BOOTP/DHCP)   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-3
Static addressing  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-3
Configuring EtherTalk   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-4
Restoring the network configuration  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-4
Printing a network configuration page  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-4
Resetting the network interface   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-4
4  Paper Handling
 Selecting Print Materials . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-2Paper Type, Input Sources, and Capacities   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-2
Guidelines for Paper and Special Materials   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-3
 Loading Paper  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-5 Using the Paper Tray   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-5
Using the Manual Tray   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-5
  Copy Output Tray. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-6
5 Copying
 Making Copies  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-2 Loading Paper for Copying  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-2
Preparing a Document   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-2
Making Copies on the Document Glass   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-3
Making Copies from the Automatic Document Feeder  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-4
 Selecting Copy Options  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-5
Basic Copy Features  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-5
Special Copy Features   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-7
 Copy Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-1 1
Changing the Default Settings   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-11
Setting the Time Out Option  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-11
6 Printing
 Installing Printer Software in Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-2 Installing Printer Software  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-2
 Printing a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-6
   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-6
Basic Printing   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-6
Printer Settings  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-7
Canceling a Print Job   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-15
 Advanced Printing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-16 Printing Multiple Pages on One Sheet of Paper (N-Up Printing)   . . . . . . . . . . 6-16
Printing Posters  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-17
Printing a Reduced or Enlarged Document   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-18
Fitting Your Document to a Selected Paper Size   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-19
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Table of Contents
Xerox Phaser 3200MFP Table of Contents-3
Using Watermarks  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-20
Using Overlays   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-23
 Sharing the Printer Locally  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-27
Setting Up a Host Computer  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-27
Setting Up a Client Computer  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-27
 Using Windows PostScript Driver (Phaser 3200MFP/N Only)  . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-28
Printer Settings  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-28
Advanced   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-29
Using Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-29
 Using Status Monitor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-30 Opening the Troubleshooting Guide  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-31
Changing the Status Monitor Program Setting   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-31
 Using Your Printer in Linux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-32 Getting Started   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-32
Installing the Unified Linux Driver   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-32
Using the Unified Driver Configurator  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-35
Configuring Printer Properties  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-39
Printing a Document   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-40
Scanning a Document  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-42
 Using Your Machine with a Macintosh (Phaser 3200MFP/N only) . . . . . . . . . . . . . . .6-46  Installing Software for Macintosh  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-46
Setting Up the Printer   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-48
Printing   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-49
Scanning  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-52
7 Scanning
 Scanning Basics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-2Scanning From the Control Panel to an Application  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-2
Scanning Process with TWAIN-enabled Software   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-3
Scanning Using the WIA Driver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-4
Scanning using a network connection
(Phaser 3200MFP/N  only)   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-5
Changing the settings for each scan job  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-9
Changing the default scan settings  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-9
Enabling network scan   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-10
Setting up Address Book  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-10
8 Faxing
 Setting Up the Fax System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8-2 Changing the Fax Setup options  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8-2
Available Fax Setup Options  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8-2
 Sending a Fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8- 4
Loading a Document  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8-4
Adjusting the Document Resolution   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8-5
Sending a Fax Automatically . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8-6
Sending a Fax Manually  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8-7
Redialing the Last Number  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8-7
Confirming Transmission . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8-8
Automatic Redialing   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8-8
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1 Table of Contents
Table of Contents-4 Xerox Phaser 3200MFP
 Receiving a Fax  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-9About Receiving Modes   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-9
Loading Paper for Receiving Faxes   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-9
Receiving Automatically in Fax Mode  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-10
Receiving Manually in Tel Mode  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-10
Receiving Automatically in Ans/Fax Mode   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-10
Receiving Manually Using an Extension Telephone  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-11
Receiving Faxes Using the DRPD Mode   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-11
Receiving Faxes in the Memory   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-12
 Automatic Dialing  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-13 Speed Dialing   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-13
Group Dialing   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-14
Searching for a Number in Memory   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-16
Printing a Phonebook List  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-17
 Other Ways to Fax  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-18
Sending Broadcast Faxes  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-18
Sending a Delayed Fax  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-19
Sending a Priority Fax  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-20
Adding Documents To a Scheduled Fax  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-21
Canceling a Scheduled Fax   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-22
 Additional Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-22
Using Secure Receiving Mode   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-22
Printing Reports   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-23
Using Advanced Fax Settings  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-25
Forwarding faxes   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-26
 Sending a fax from a PC. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-28 Installing PC-Fax Software  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-28
9 Maintenance
 Clearing the Memory  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-2
 Cleaning Your Machine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-3
Cleaning the Outside . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-3
Cleaning the Inside  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-3
Cleaning the Scan Unit  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-5
 Maintaining the Print Cartridge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-6 Print Cartridge Storage  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-6
Expected Cartridge Life   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-6
Redistributing Print Cartridge Toner   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-6
Replacing the Print Cartridge   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-7
Printing continuously when the Toner Empty Replace Toner message appears 9-8
Setting the Notify Toner Option  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-8
Cleaning the Drum   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-9
 Consumables Parts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-10
 Replacement Parts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-10 Replacing the ADF Rubber Pad   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-11
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Table of Contents
Xerox Phaser 3200MFP Table of Contents-5
10  Troubleshooting
 Clearing Document Jams  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10-2Input Misfeed  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10-2
Exit Misfeed  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10-3
 Clearing Paper Jams  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10-4
In the Tray  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10-4
In the Manual Tray   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10-5
In the Fuser Area or Around the Print Cartridge  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10-5
In the Paper Exit Area.   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10-6
Tips for Avoiding Paper Jams  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10-8
Clearing LCD Error Messages   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10-9
Toner cartridge-related messages  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10-13
 Solving Other Problems  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10-14 Paper Feeding Problems   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10-14
Printing Problems   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10-15
Printing Quality Problems  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10-18
Copying Problems  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10-22
Scanning Problems  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10-23
Network Scan Problems (Phaser 3200MFP/N Only)   . . . . . . . . . . . . . . . . . .10-23
Fax Problems   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . . . . . . . . .10-24
Common Windows Problems   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10-25
Common PostScript Problems (Phaser 3200MFP/N Only)  . . . . . . . . . . . . . .10-26
Common Linux Problems   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10-27
Common Macintosh Problems (Phaser 3200MFP/N Only)  . . . . . . . . . . . . . .10-30
11 Specifications
 General Specifications  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11-2
 Scanner and Copier Specifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11-3
 Printer Specifications  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11-4
 Facsimile Specifications  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . . . . . . 11-5
 Paper Specifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11-6 Overview  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11-6
Supported Sizes of Paper  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11-7
Guidelines for Using Paper  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11-8
Paper Specifications  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11-9
Paper Output Capacity   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11-10
Paper Storage Environment   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11-10
Envelopes  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11-11
Labels  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11-13
Transparencies  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11-13
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1 Table of Contents
Table of Contents-6 Xerox Phaser 3200MFP
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1Welcome 
Xerox Phaser 3200MFP1-1
1Welcome
Thank you for choosing the Xerox Phaser 3200MFP. This product has been 
designed for ease of use, but to use your machine to its fullest potential take 
some time to read this  User Guide.
• About This Guide – page 1-2
• Getting to know your machine – page 1-3
• Control Panel Functions – page 1-5
• Special Features – page 1-7
• Customer Support – page 1-9
• Safety Notes – page 1-10
• Regulatory Information – page 1-15
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1Welcome 
1-2Xerox Phaser 3200MFP
About This Guide
This User Guide provides information you need for setting up your machine. It 
also provides all the detailed instructions for using your machine as a printer, 
scanner, copier and facsimile and information for maintaining and 
troubleshooting the machine.
Throughout this User Guide some terms are used interchangeably:
• Paper is synonymous with media.
• Document is synonymous with original.
• Page is synonymous with sheet.
• Xerox Phaser 3200MFP   is synonymous with the machine.
The following table offers further information about the conventions used 
within this Guide.
Related Information Sources
Information available for the product consists of:
-This  User Guide
-The 
Quick Install Guide
- The Xerox website  http://www.xerox.com
ConventionDescriptionExample
Italic Typeface Used to emphasize a word or 
phrase.  In addition, 
references to other 
publications are displayed in 
Italic typeface.Xerox Phaser 3200MFP.
Bold Typeface Used to emphasize the selection of a feature mode or 
button.Select the resolution  
required by pressing 
Resolution.
Notes Provides additional 
information relating to the 
procedure.NOTE: For instructions on 
loading paper, refer to 
Loading Paper on page 2-6 .
Caution Cautions are statements that 
may cause mechanical 
damage to the machine as a 
result of an action.CAUTION: DO NOT use 
organic or strong 
chemical solvents or 
aerosol cleaners. 
Warning Used to alert users to the 
possibility of personal injury.WARNING:  This product 
must be connected to a 
protective earthing 
circuit.
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